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La pandemia del Covid 19 ejerció una profunda transformación en las dinámicas empresariales del mundo y de Perú. Es así que, para finales del 2022, el estudio ‘Impacto del COVID-19 en las PYMES: aceleración digital y un cambio de paradigmas’, desarrollado por Edelman, evidenció que más del 94% de las pymes peruanas aceleraron los procesos de transformación digital para ese año.
Esa misma investigación apuntó que el 96% de las empresas consultadas dijo tomar las decisiones basadas en datos, mientras que el 88% aseguró que la ciberseguridad es una prioridad en su empresa.
La ofimática o burótica se refiere al conjunto de elementos informáticos que se enfocan en automatizar y optimizar las tareas y funciones diarias en la oficina. Básicamente, comprende las herramientas, softwares, técnicas y aplicaciones informáticas que facilitan la gestión más eficiente de las tareas administrativas.
Desde procesadores de texto y softwares para generar y administrar bases de datos hasta los sistemas informáticos y dispositivos inteligentes que automatizan los procesos de la gestión empresarial, hacen parte de la ofimática.
En el día a día de una oficina, las herramientas y aplicaciones ofimáticas permiten crear, gestionar, compartir y almacenar todo tipo de archivos o información relevante para el entorno empresarial.
Gracias a la ofimática, es posible desarrollar y editar archivos de texto, crear hojas de cálculo y análisis de datos, realizar presentaciones visuales y tramitar archivos de manera más rápida y sencilla. También facilita la comunicación a distancia, la administración de las tareas empresariales y la gestión de todo tipo de bases de datos.
Gracias al desarrollo de la tecnología, en la actualidad las empresas cuentan con un número considerable de programas de ofimática que les ayudan a gestionar sus tareas cotidianas y optimizar el flujo de trabajo. No obstante, existen algunos programas de ofimática “básicos” que están presentes en muchísimas oficinas:
Entre las ventajas de la ofimática está la facilidad y practicidad que le imprime a las tareas de la oficina, así como optimizar los procesos administrativos y servir como ayuda en la gestión de la información. La reducción significativa de los costos, un uso más racional del tiempo y un mayor rendimiento y control, es en lo que redunda su implementación.
Pero también existen desafíos importantes en la ofimática. Entre ellos, su dependencia a la energía eléctrica, los problemas de privacidad o los errores en sistemas ofimáticos, que pueden suponer un problema puntual para el funcionamiento de las empresas. Por este motivo, las organizaciones necesitan contar con protocolos bien definidos y personal cualificado que prevea y afronte esos escenarios.